Come l'ottimizzazione dei flussi di lavoro ha migliorato l'efficienza e la produttività del team IT

Il dipartimento IT di AGSM AIM gestiva le nuove richieste di attività e progetti in modo frammentato, utilizzando diversi strumenti, non collaborativi e non integrati tra loro. Questo rendeva difficile per il team tenere traccia delle nuove necessità, stimare i tempi di completamento e garantire che le priorità fossero rispettate. Occorreva dunque ristrutturare i flussi e gli strumenti di lavoro per migliorare la gestione dei progetti e implementare la produttività.

Abbiamo realizzato un’analisi dei flussi di lavoro di AGSM AIM, per comprendere come ottimizzarli. Basandoci sull’analisi dei flussi di lavoro implementati, abbiamo costruito degli ambienti di lavoro personalizzati in monday.com.

Le richieste di nuove attività sono state automatizzate, grazie alla realizzazione di form. I form sono stati realizzati in modo da indicizzare automaticamente per categoria e priorità le richieste. In tal modo sono velocemente individuati i progetti con alta priorità e quelli secondari, oltre a singole task di importanza inferiore, come le segnalazione di bug di piccola entità.

Tutte le attività sono state inserite in un sistema di tracciamento del tempo dedicato. Tale sistema ha reso possibile comprendere il carico di lavoro dei team, ed individuare velocemente elementi di problematiche o opportunità.

Abbiamo implementato delle dashboard in cui è ora possibile visionare una panoramica sullo stato di avanzamento dei progetti, il numero di richieste nuove e prese in carico, il time effort impiegato per ogni attività. Tali dashboard danno ai manager la possibilità di visionare in real time lo stato di avanzamento di qualsiasi progetto.

Le implementazioni dei processi di lavoro del dipartimento IT di AGSM AIM hanno avuto un impatto positivo sulla produttività dell’azienda. Grazie alle implementazioni dei flussi di lavoro e alla loro ottimizzazione in monday.com, AGSM AIM può ora prendere decisioni basate su dati reali e aggiornati. I manager di ogni team e la leadership sono allineati sulle priorità e sull’andamento di ogni progetto, grazie al miglioramento della gestione delle nuove richieste, stime sulla complessità dei lavori, implementazione della comunicazione interna.