Come l’implementazione dei processi in monday.com ha reso efficiente la gestione del lavoro nel passaggio ad un unico team marketing globale

Conseguentemente alla fusione dei 6 brand del gruppo, il dipartimento marketing ha subito una riorganizzazione, passando dall’avere dei piccoli team dedicati ai singoli brand ad un unico team marketing globale per tutti i brand del gruppo.

Tale cambiamento ha portato con sé nuove sfide, un numero maggiore di progetti da realizzare ed organizzare, più persone che possiedono modi e processi diversi di lavorare. BW Converting Solutions aveva necessità di creare un sistema di organizzazione del lavoro che permettesse di rendere efficiente la gestione dei progetti e delle attività, in tale momento di importante ristrutturazione interna.

Abbiamo realizzato un’analisi dei flussi di lavoro dei team e dipartimenti di BW Converting Solutions con l’obiettivo di produrre un documento di requisiti necessari per l'implementazione degli ambienti di lavoro in monday.com. In particolar modo, ci siamo focalizzati sulla strutturazione e creazione di un ambiente di lavoro unico per il team Eventi ed il team Social Media, in cui potesse essere gestito il rilascio e la pubblicazione di post, sfruttando l’utilità dello strumento Gantt.

Abbiamo automatizzato la ricezione di notifiche agli owner dei relativi progetti ed attività, per semplificare il sistema di reminder e permettere alle persone di rispettare le deadline entro i tempi stabiliti.

Abbiamo proceduto alla ristrutturazione del Master Calendar: un calendario condiviso tra dipartimenti. Tale strumento è stato di fondamentale importanza ed impatto sull’efficienza dei team, in quanto ha permesso di aumentare la visibilità a tutto il dipartimento marketing sulle disponibilità delle persone e meeting previsti, implementando il livello di collaborazione e comunicazione cross-team.

La creazione e l’ottimizzazione degli ambienti di lavoro in monday.com ha permesso l’unione di dipartimenti differenti ora in collaborazione tra loro in un unico spazio di lavoro, semplificato la cooperazione, abbattendo i silos informativi, e comportando una drastica riduzione dei flussi di email e delle attività ripetitive. 

Grazie alla creazione di board e gruppi differenti per ogni team, ora le persone vengono assegnate ad ogni task di loro competenza e riescono ad avere una visione completa delle loro attività nel proprio team di appartenenza. All'interno delle aree di lavoro di monday.com sono stati integrati i fornitori esterni, gestendo i livelli di accesso alle informazioni. Ciò ha portato un’ulteriore implementazione dei flussi di lavoro anche con agenzie esterne, eliminando comunicazioni esterne alla piattaforma. Grazie alla centralizzazione dei team e strutturazione di ambienti di lavoro personalizzati, i  manager hanno oggi la visione real-time del carico di lavoro dei team interni e fornitori esterni.

La centralizzazione del lavoro in monday.com consente la gestione condivisa e organizzata dell’archivio dei documenti, in modo che ognuno possa accedere facilmente alle risorse già realizzate anche da altri team. monday.com è diventata un'unica fonte dove attingere a tutti i materiali prodotti, utili per progetti futuri. Ciò ha comportato l’abolizione di documenti archiviati e duplicati in diversi ambienti di lavoro, spesso non collaborativi, come mail, archivi PC locali, chat.